NUDGING IN DE GEMEENTERAAD

Track en trace de besluitvorming in de gemeenteraad

David Kok, Jaël Nanarjaïn en Lotte Westerlaken 

Voor veel inwoners van gemeenten is het besluitvormingsproces een grote black box. Het is maar al te vaak totaal niet duidelijk hoe het proces er uit ziet en op welke momenten je als inwoner inspraak hebt of invloed kunt uitoefenen. Als we willen dat meer inwoners participeren, dan zal ook het besluitvormingsproces dus transparanter moeten worden en meer tot de verbeelding moeten spreken. Dat zou, in onze ogen, bijvoorbeeld kunnen door het besluitvormingsproces te presenteren in een soort track en trace weergave. Zoals je dat ook krijgt als je iets online bestelt: op diverse momenten krijg je meldingen als je bestelling weer een stapje verder is. Dat kan van twee kanten komen: het initiatief ligt bij de raad of het initiatief ligt bij de inwoner. Tenslotte is dan de vraag: welk instrumentarium zou je er voor kunnen inzetten? We maken er een drieluik van, met vandaag in het eerste deel: de track en trace voor besluitvorming in de gemeenteraad.

 

Invloed voor besluit

Invloed uitoefenen op nieuw beleid zou idealiter natuurlijk al in een vroeg stadium plaats moeten (kunnen) vinden. Lang voordat nieuw beleid bij de gemeenteraad komt te liggen. Het grootste deel van de verantwoordelijkheid voor een transparante besluitvorming ligt dus al bij het college van Burgemeester en Wethouders (en de verantwoordelijke ambtenaren). Nog steeds lijkt dit in veel gemeenten erg lastig vorm te geven, blijkt uit de lage participatiegraad bij verzoeken om mee te denken met nieuw beleid. De vraag is of zienswijzen op een (nieuw of gewijzigd) bestemmingsplan nou ook zo “klantvriendelijk” zijn. Natuurlijk moeten we tegelijkertijd constateren dat inwoners moeilijker te bereiken zijn. Brieven van de gemeente, vaak onpersoonlijk gericht aan ‘de inwoners van dit adres’, worden vaak ongelezen weggegooid, berichten in de krant worden vaak niet gelezen en informatieavonden vaak niet bezocht. Dan is het bijna paradoxaal dat inwoners zich niet betrokken voelen bij nieuw beleid.

Maar laten we uitgaan van een positieve grondhouding van de inwoner. Hij (en uiteraard ook zij) wil bij nieuw beleid dat hem (of haar) interesseert echt wel betrokken zijn. En dan gaat het niet alleen om beleid dat in zijn “back yard” speelt, maar ook om beleid dat hem direct raakt: deze inwoner vindt het leuk om te sporten, of heeft kinderen op school of gaat regelmatig met de bus. Deze inwoner wil op deze (specifieke!) onderwerpen graag persoonlijk benaderd worden en dan best meedenken. Deze inwoner wil niet bij een stemming in de gemeenteraad erachter komen dat er een plan is waarover hij had willen meedenken. Deze inwoner wil zijn invloed kunnen uitoefenen voor er een besluit wordt genomen!

Ken uw inwoner

Wil je als gemeente inwoners meenemen in nieuw beleid, dan is het dus erg belangrijk om goed te weten waar die inwoner in geïnteresseerd is. Zodat je hem persoonlijk en pro-actief kunt benaderen op het moment dat er iets speelt, of gaat spelen, op het domein waar hij in geïnteresseerd is. Deze persoonlijke benadering is, in onze ogen, overigens nog belangrijker dan het onderwerp. In de analogie die in het boek nudging de gemeenteraad beschreven staat: zelfs als je iets minder geïnteresseerd bent in een onderwerp, zou het zomaar kunnen zijn dat je door een persoonlijke benadering meer sympathie krijgt voor de boodschap en dat kan een belangrijke trigger zijn om meer gemotiveerd te raken om te participeren.


Track en trace start voordat er iets op de agenda staat


We gaan niet alleen uit van een positieve grondhouding van de inwoner. We gaan er in deze blog ook even van uit dat het college haar werk redelijk gedaan heeft. Toch zijn er nog meerdere inwoners die invloed willen uitoefenen. Zij zijn het niet, of juist wel, eens met het nieuwe beleid dat het college heeft geformuleerd en willen dat graag aan hun vertegenwoordigers in de raad laten weten. Dan is het belangrijk om te weten welke invloed ze op welk moment kunnen uitoefenen. En daar komt dan de track en trace.

De uitdaging is echter om de track en trace al te laten starten voordat er nieuwe beleidsstukken op de agenda van de raad worden gezet. Inwoners zouden immers al voor besluitvorming raadsleden op iets moeten kunnen attenderen. Bijvoorbeeld als ze vinden dat een inspraaktraject niet goed is geregeld. Of als het college bepaalde input niet tot zich heeft genomen. Maar ook andersom: raadsleden kunnen inwoners zelf actief benaderen met de vraag of er iets speelt. Almere kent bijvoorbeeld het raadspanel. Hierin zitten ongeveer 1.600 inwoners die benaderd kunnen worden over onderwerpen die op de agenda staan, of die raadsleden op de agenda willen zetten.

Feitelijk zouden inwoners in de track en trace moeten kunnen zoeken naar een onderwerp dat voor hen op dat moment relevant is. In de track en trace kunnen ze zien of er nieuw beleid op de agenda staat of gezet gaat worden, of dat het nog niet speelt in de gemeente. Nog mooier zou het zijn wanneer je aan kunt geven in welke onderwerpen je geïnteresseerd bent, zodat je proactief geïnformeerd kunt worden. In het tweede deel van deze drieluik zullen we op de opties ingaan die inwoners hebben als een onderwerp nog niet speelt. Kern van het verhaal is: de track en trace begint al voor een onderwerp op de agenda van de raad staat!

Stappen in de track en trace

Er zijn verschillende momenten in de besluitvorming, waar inwoners op verschillende manieren invloed kunnen uitoefenen. We noemen er een paar, waarschijnlijk heten ze bij verschillende gemeenten net iets anders en hebben andere gemeenten misschien nog wat extra stappen. In de track en trace kunnen inwoners zien in welk stadium van besluitvorming een agendapunt is, en op welke manieren ze in die stap invloed kunnen uitoefenen. Het gaat hier om een idee, dat per gemeente verder dient te worden uitgewerkt naar de specifieke situatie.

Consulteren: het college consulteert de raad. Er staat al een begin van een nieuw plan op papier en de raad mag meepraten over geformuleerde uitgangspunten. De raad kan hierbij bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten organiseren of persoonlijk inwoners benaderen, om aan inwoners van de gemeente te vragen hoe zij tegen de uitgangspunten aan kijken. Voordeel: inwoners die hier aan meedoen, zijn wellicht ook gecommitteerd om in een verder participatietraject deel te nemen. Uiteraard kunnen inwoners ook actief raadsleden benaderen om hun mening over de uitgangspunten aan te dragen.
Invloed stap 1: oriëntatie op uitgangspunten.

Informeren: het college informeert de raad over een bepaald onderwerp. Dit kan een stand van zaken zijn over beleid dat loopt. Hierbij wordt geen besluitvorming gevraagd aan de raad. Inwoners kunnen via verschillende kanalen de raad attenderen op hun mening over deze informatie. Raadsleden kunnen dat dan weer gebruiken in hun bijdrage.
Invloed stap 2: beïnvloeden op informatie

Beeldvorming: er staat een onderwerp op de agenda van de raad. De raad gaat er met elkaar over in gesprek om een beeld te vormen. Inwoners kunnen op verschillende manieren invloed uitoefenen, bijvoorbeeld door in te spreken. De raad kan er voor kiezen om dat inspreken interessanter te maken, door bijvoorbeeld inwoners na het inspreken aan tafel te laten zitten. Bovendien kunnen inwoners die geïnteresseerd zijn in het onderwerp pro-actief uitgenodigd worden om aan tafel mee te praten.
Invloed stap 3: ondersteunen bij beeldvorming

Oordeelsvorming: in de oude structuur van commissievergaderingen vindt de oordeelsvorming plaats. In het stadium van oordeelsvorming kan een raadslid pro-actief nog een aantal inwoners uitnodigen om – iets meer partij gekleurd wellicht – door te praten over het onderwerp en op basis daarvan tot een (definitief) oordeel te komen. Inwoners kunnen in dit stadium specifieke raadsleden benaderen of nog steeds de raad als geheel.
Invloed stap 4: ondersteunen bij oordeelsvorming

Besluitvorming: de raad neemt een besluit. Feitelijk is er op dit moment geen mogelijkheid meer om echt invloed uit te oefenen. Ook omdat de oordeelsvorming al heeft plaatsgevonden. Inspreken in de raadzaal zelf kan niet. Wel zou in een ultieme poging nog gesproken kunnen worden met specifieke raadsleden of een brief gestuurd worden.
Invloed stap 5: beïnvloeden van besluitvorming

Hoe ziet dat er uit in beeld (concept)
In de lichtblauwe bollen staan de fases van besluitvorming. De donkerblauwe lijn laat zien in welke fase de besluitvorming zich op dat moment daadwerkelijk bevindt. In de grijze blokken daaronder kunnen de mogelijkheden getoond worden die inwoners hebben om invloed uit te oefenen.

Deze track en trace zou bijvoorbeeld zichtbaar gemaakt kunnen worden binnen het RaadsInformatieSysteem per onderwerp.
Track and Trace

De raadsgriffie als linkin-pin

Wie anders beter dan de raadsgriffie kan inwoners helpen om op de juiste manier invloed uit te oefenen op de gemeenteraad? Online, in de track en trace, kunnen inwoners zien waar het (nieuwe) beleid in het proces zit. Daaraan kunnen instrumenten gekoppeld worden, maar weet de inwoner op dat moment welk instrument het beste gaat werken? Of welk instrument het handigst kan worden ingezet? En, hoe elk instrument werkt? Daarom zeggen wij: koppel niet alleen instrumenten aan de track en trace, maar verwijs vooral naar de raadsgriffie om te helpen het juiste instrument te kiezen!

Volgende keer: de track en trace van bewonersinitiatieven richting de raad.