NUDGING IN DE GEMEENTERAAD

Track en trace de initiatieven van inwoners (Deel II)

Door: David Kok, Jeroen Vink en Lotte Westerlaken

Voor veel inwoners van gemeenten is het besluitvormingsproces een grote black box. Het is maar al te vaak totaal niet duidelijk hoe het proces er uit ziet en op welke momenten je als inwoner inspraak hebt of invloed kunt uitoefenen. Als we willen dat meer inwoners participeren, dan zal ook het besluitvormingsproces dus transparanter moeten. En meer tot de verbeelding moeten spreken. Dat zou, in onze ogen, bijvoorbeeld kunnen door het besluitvormingsproces te verbeelden in een soort track en trace. Zoals je dat ook krijgt als je iets online bestelt: op diverse momenten krijg je meldingen als je bestelling weer een stapje verder is. Dat kan van twee kanten komen: het initiatief ligt bij de raad of het initiatief ligt bij de inwoner. Tenslotte is dan de vraag: welk instrumentarium zou je er voor kunnen inzetten? We maken er een drieluik van. Vorige keer in het eerste deel: de track en trace voor besluitvorming in de gemeenteraad. Deze keer: de track en trace voor het initiatief van inwoners.

Initiatieven leiden vaak tot weinig

Inwoners kunnen op vele manieren initiatief nemen richting de gemeenteraad. In dit verhaal kijken we primair naar de kanalen van de gemeenteraad. Een aantal voorbeelden. Ze kunnen een brief sturen, een bericht achterlaten op sociale media of bellen. Dit kan allemaal via de griffie, of direct gericht aan alle partijen of gericht aan een specifieke partij of zelfs specifiek raadslid. Ze kunnen inspreken bij een agendaonderwerp tijdens een raadsvergadering, maar ook een e-petitie, burgeractiviteit of –initiatief starten. Sommige gemeenten organiseren motiemarkten waar inwoners hun ideeën kunnen presenteren aan raadsleden. Almere kent daarnaast een raadspanel: een groep inwoners bij wie de raad kan peilen hoe een bepaald onderwerp leeft in de stad.

Los van het feit dat veel inwoners deze mogelijkheden niet kennen, zien we in de praktijk ook dat het vaak ontbreekt aan de navolging van initiatieven. We nemen je graag mee in drie voorbeelden.

Neem het eerste voorbeeld uit Almere: e-petities werden tot voor kort alleen in ontvangst genomen door de gemeenteraad, maar verder niet besproken. Inwoners werden met veel waardering ontvangen. Vervolgens mochten zij hun petitie overhandigen aan de vicevoorzitter van de gemeenteraad en gebeurde er (meestal) niks. De raad gaf de petitie in handen van het college om er (n)iets mee te doen. Gevolg: de inwoner hoorde nooit meer iets.

Een ander voorbeeld: inwoners komen met hoge verwachtingen naar de raad om in te spreken, vinden het vaak spannend. Ze mogen vijf minuten iets zeggen aan tafel en vervolgens weer op hun plek gaan zitten. Gevolg: na afloop gaan ze teleurgesteld weg.

Nog één ander voorbeeld: tijdens een motiemarkt presenteert een inwoner zijn idee aan de raad. Voor dit idee wordt een motie ingediend. De raad is enthousiast en besluit na stemming iets met het idee te gaan doen. Het betreft een opdracht aan het college om het idee te onderzoeken. Een aantal maanden later stuurt het college een brief naar de raad dat ze het hebben uitgezocht, maar er niks mee kunnen doen. Zonder verwijzing naar de motie en zonder contact te hebben gezocht met de indiener van het idee tijdens de motiemarkt. Gevolg ook hier: de inwoner hoort niets meer van het idee dat toch door een meerderheid van de raad werd gesteund.

Drie voorbeelden waarbij je als inwoner contact zoekt met de gemeenteraad, maar geen duidelijke terugkoppeling krijgt, positief of negatief, wat er met je input gedaan wordt. Wij denken dat het helpt als gemeenteraden op een actievere manier contact houden met inwoners. Zodat bewoners weten wat er met hun vraag of initiatief gebeurt. Daarmee kunnen we ook het vertrouwen van inwoners in het gemeentebestuur vergroten.

 

Track en trace je initiatief

De eerder beschreven voorbeelden laten zien dat initiatieven niet altijd de juiste opvolging krijgen. Daarom zou het helpen om het proces transparant te maken. Door inwoners een actieve terugkoppeling te geven van initiatieven die zij ondernemen. Dat moet het mogelijk maken voor inwoners om hun vraag (of initiatief) continu te kunnen volgen. Net zoals wanneer je online iets bestelt: je krijgt direct een ontvangstbevestiging in je mailbox (nu versturen veel raadsgriffies nog een schriftelijke bevestiging) met daarbij een link naar een track en trace. Zoals je je pakketje bij de bezorgdienst kunt volgen, kun je via die link volgen waar je vraag/initiatief zich bevindt.

 

Stappen in een track en trace zouden er dan als volgt uit kunnen zien:

 Blog initiatief inwoner track

  1. Initiatief komt binnen en wordt geregistreerd door de griffie. De vraag kan via verschillende kanalen binnenkomen; bijvoorbeeld via de telefoon, e-mail of social media.
  2. Initiatief wordt door de griffie gemeld bij de gemeenteraad, dan wel bij een specifiek raadslid als de vraag aan een specifiek raadslid gesteld wordt. De inwoner krijgt hier melding van.
  3. Raadsleden kunnen via het beschikbare instrumentarium (lees de volgende blog) aan de griffie laten weten of ze iets met het initiatief zouden willen doen, meer informatie nodig hebben (door eigen onderzoek of door verduidelijking van de inwoner) of het niet interessant vinden. Deze eerste reactie moet uiteraard zo snel mogelijk, net als bij online bestellingen. ‘Voor 15.00 uur aangeleverd bij de griffie, morgen eind van de dag een eerste reactie in uw mailbox.’

Vanaf deze stap kan het meerdere kanten op, dus laten we er een stroomdiagram van proberen te maken:

Nu weet je als inwoner snel waar je aan toe bent. Dat motiveert wél om met je initiatief naar de raad te gaan, toch? Uiteraard moet dit nog veel verder uitgewerkt worden, maar het uitgangspunt zou moeten zijn dat het voor inwoners altijd inzichtelijk zou moeten zijn waar hun vraag of initiatief in het proces zit.

Rol van de ambtelijke organisatie

Op de eerste blog hebben we een reactie ontvangen. Namelijk dat de ambtelijke organisatie in dit verhaal ook een grote rol speelt. En dat is natuurlijk ook zo. Het betrekken van inwoners begint altijd bij de ambtelijke organisatie. Dat betekent niet dat betrokken inwoners nooit meer naar de raad zullen gaan, want juist in de gemeenteraad moeten verschillende belangen afgewogen worden. Ook in de track en trace voor de gemeenteraad hebben de ambtenaren een belangrijke rol. Wanneer het college daartoe opdracht krijgt vanuit de raad, is het immers aan de ambtelijke organisatie om een vervolg te geven aan de track en trace en aan de initiatiefnemer(s) duidelijk te blijven maken in welk stadium de uitwerking zich bevindt.

 

Volgende keer: instrumenten voor de raad en de vijf belangrijkste tips als het gaat om track en trace initiatieven.

Vorige keer: Track en trace de besluitvorming in de gemeenteraad

Nudging de gemeenteraad - LIVE!

Woensdag 5 juni - Jaarbeurs Utrecht

Het boek in de praktijk! Tijdens Nudging de gemeenteraad LIVE delen vakspecialisten de laatste inzichten en ‘best practices’ hoe je met raadscommunicatie kunt aansluiten op wat er ‘buiten’ leeft. Een dag wisselend met plenaire sessies en praktische workshops.

 

Nudging de gemeenteraad LIVE vindt plaats in de Media Plaza in de Jaarbeurs Utrecht. 

Kosten deelname: € 299,- (ex. btw)